Een succesvol evenement
Sucesvol is het wanneer een evenement nog lang in het geheugen blijft van de bezoeker
Hoe organiseer je een succesvol evenement waar bezoekers nog lang over napraten? Lees onderstaande onmisbare tips die ervoor zorgen dat jouw inspanningen straks beloond worden.
1. Strakke uitnodiging
Het begint allemaal bij de uitnodiging. De eerste indruk moet goed zijn, in welke vorm dan ook. Onderscheid je hierin en maak een strakke of juist knallende uitnodiging. Gebruik leuk foto- of videomateriaal. Want hoe leuk is het als je bijvoorbeeld een uitnodiging ontvangt via een video?
2. Bouw spanning op
Nadat je de uitnodiging hebt verstuurd is het niet een kwestie van afwachten. Blijf je bezoekers boeien door ze één of meerdere updates te sturen. De updates wekken opnieuw de interesse en door bijvoorbeeld nieuwe sprekers aan te kondigen, bouw je de spanning op richting je event.
3. Ontvangst op locatie
Wat voor de uitnodiging geldt, geldt ook voor de ontvangst op locatie. Laat je bezoekers weten dat je hun komst waardeert. Daar is de entree het ideale moment voor. Heb je daar hulp bij nodig? Denk eens aan gastheren en -dames. Zij beheersen het ontvangen van gasten tot in de puntjes. Bovendien kun je de komst van je bezoekers opfleuren met ballonenbogen, vlaggen, rode lopers en champagne.
4. Sprekers en dagvoorzitter
Na de uitnodiging en ontvangst zijn de verwachtingen ongetwijfeld hoog. Dan is het uiteraard wel zaak om de juiste sprekers en eventueel een dagvoorzitter te hebben. Steek daarom energie in het vinden van de juiste poppetjes. Waarom zoek je sprekers? Passen ze bij de doelgroep? Heb je ze ‘live’ gezien? De antwoorden op deze vragen helpen je een heel eind in het vinden van de juiste spreker.
5. Interactie op je event
De spreker is ook degene die je bezoekers in beweging kan zetten en daarmee dus interactie kan bevorderen. Dat hoeft echter niet alleen vanuit de spreker te komen. Er zijn namelijk veel andere manieren om je bezoekers met elkaar in actie te laten komen. Ga voor creatieve kennissessies of uitdagende spelvormen. Op zowel formele als informele aangelegenheden leidt dit tot succes.
6. Geef bezoekers naambadges
Tijdens je event staan bezoekers voortdurend met elkaar in contact. Dat geldt vooral ook voor de verschillende interactieve vormen, als je besluit die in te zetten. Het is daarbij handig dat bezoekers elkaar kunnen herkennen. En dat kan door het gebruik van naambadges. Bedenk goed wat je op deze badges wilt vermelden en hoe. Naam? Functie? Logo? Grootte? Stijl? Lettertype?
